Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) kabupaten Sinjai Lababa Paisal mengatakan bahwa pemusnahan ini dimaksudkan untuk menentukan arsip-arsip yang vital dan memiliki nilai guna serta efisiensi dalam rangka menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya, tenaga, serta untuk mempercepat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan.
“Pemusnahan arsip merupakan tahapan terakhir dari pengelolaan arsip yang pada awalnya diciptakan, disimpan, dipelihara, kemudian akhirnya disusutkan atau dimusnahkan apabila sudah tidak memiliki nilai guna lagi,” ungkapnya.
Lanjutnya dalam memusnahkan dokumen arsip maka harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan.
“Untuk menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai guna ataupun yang mengandung nilai sejarah maka kita lakukan invetarisir selama setahun terakhir ini,” jelas Lababa saat ditemui di Ruang Kerjanya, Rabu (30/9/20).
Sementara itu Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsiapan Sinjai Abd. Jalil menjelaskan bahwa arsip yang akan dimusnahkan adalah adalah arsip yanf memiliki jangka waktu penyimpanan diatas 10 tahun.
Hal ini berdasarkan Pwraturan Daerah Kabupaten Sinjai nomor 9 tahun 2018 tentang penyelenfgaraan kearsipan dan Peraturan Bupati nomor 58 tahun 2019 tentang jadwal retensi arsip fasilitatif Kabupaten Sinjai.
Meski saat ini sudah melakukan invetarisir, pihaknya tetap melakukan persuratan kepada seluryh Parngkat Daerah dan Kecanatan terkait arsipyang akan dimusnahkan.
"Semua instansi dan kecamatan sudah kita kirimkan surat agar ada persetujuan terkait arsip yang akan dimusnahkan, sehingga arsip yang dinilai masih berguna oleh Perangkat Daerah bisa kita simpan kembali, " katanya.
Setelah seluruh instansi menyetujui dokumen arsip yang akan dimusnahkan, pihaknya akan meminta persetujuan kepada Bupati Sinjai.
Tidak ada komentar :
Posting Komentar